Kategoria: Legalizacja dokumentów

23 stycznia 2023

Wydanie klauzuli apostille lub uwierzytelnienie dokumentów.

1. Podstawa prawna:
§ 28 ust. 1 punkt 1, ust. 2 – 4, 7-8 oraz § 29 ust. 3 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 27 sierpnia 2019 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków (Dziennik Ustaw z 2019 r. poz. 1700 z późniejszymi zmianami).
Uwierzytelnienia świadectw promocyjnych i świadectw ukończenia szkoły oraz indeksów wydawanych przez szkoły, przeznaczonych do obrotu prawnego z zagranicą – dokonuje kurator oświaty właściwy ze względu na siedzibę szkoły, zgodnie z § 28 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 27 sierpnia 2019 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków.
W przypadku, gdy dokument przeznaczony jest do obrotu prawnego w państwie niebędącym stroną Konwencji haskiej, Kurator Oświaty dokonuje jego uwierzytelnienia.
Jeżeli świadectwo lub indeks, o którym mowa w § 28 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia, są przeznaczone do obrotu prawnego w państwie będącym stroną Konwencji znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, sporządzonej w Hadze dnia 5 października 1961 r. (Dz. U. z 2005 r. Nr 112, poz. 938), do świadectwa lub indeksu dołącza się albo umieszcza się na nim apostille wydaną przez kuratora oświaty właściwego ze względu na siedzibę szkoły.
Wykaz państw-stron Konwencji haskiej dostępny jest pod następującym linkiem:
https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/status-table/?cid=41

2. Wymagane dokumenty:
W celu uzyskania klauzuli apostille/uwierzytelnienia dokumentów przeznaczonych do obrotu prawnego z zagranicą wymagane jest:
• złożenie wniosku wraz z informacją o państwie/państwach, do których dokument jest przeznaczony (załącznik nr 1);
• złożenie upoważnienia – w przypadku składania wniosku dotyczącego dokumentu, którego właścicielem jest inna pełnoletnia osoba (załącznik nr 2);
• złożenie oryginałów (świadectw, dyplomów, indeksów lub innych dokumentów);
• złożenie klauzuli informacyjnej dotyczącej przetwarzania danych osobowych w Kuratorium Oświaty w Olsztynie (załącznik nr3);
• załączenie oryginalnych dokumentów (świadectwa, dyplomy lub inne dokumenty);
• w przypadku uwierzytelnienia dokumentów do krajów niebędących stroną Konwencji Haskiej – załączenie dowodu wpłaty.

3. Opłata:
Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 1 litera „g” ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (tekst jednolity Dziennik Ustaw z 2022 r. poz. 2142 z późniejszymi zmianami), za opatrzenie klauzulą apostille dokumentów szkolnych przeznaczonych do obrotu prawnego w państwie będącym stroną Konwencji haskiej nie jest pobierana opłata skarbowa.
Za uwierzytelnienie dokumentu przeznaczonego do obrotu prawnego w państwie niebędącym stroną Konwencji haskiej, zgodnie z § 29 ust. 3 rozporządzenia przywołanego w punkcie 1, pobiera się opłatę w wysokości równej kwocie opłaty skarbowej od legalizacji dokumentu – 26,00 zł (słownie: dwadzieścia sześć złotych).
Opłatę wnosi się na rachunek bankowy:
Kuratorium Oświaty w Olsztynie
10-959 Olsztyn
al. Marszałka Józefa Piłsudskiego 7 przez 9
Konto bankowe: 25 1010 1397 0035 0622 3100 0000.

4. Miejsce złożenia dokumentów:
Dokumenty wymienione w punkcie 2 należy złożyć osobiście lub przesłać drogą pocztową na adres: Kuratorium Oświaty w Olsztynie, 10-959 Olsztyn, al. Marszałka Józefa Piłsudskiego 7 przez 9.

5. Termin i sposób załatwienia:
Opatrzenie klauzulą apostille/uwierzytelnienie dokonywane jest po potwierdzeniu faktu wydania dokumentu przez właściwą jednostkę (szkołę lub archiwum).
Wniosek o opatrzenie klauzulą apostille/uwierzytelnienie rozpatrywany jest bez zbędnej zwłoki nie później niż w terminie 1 miesiąca, a w sprawach szczególnie skomplikowanych w ciągu 2 miesięcy.

6. Sposób przekazania informacji o załatwieniu sprawy:
Opatrzony klauzulą apostille/uwierzytelniony dokument przesyłany jest drogą pocztową na adres wskazany we wniosku, może zostać odebrany osobiście lub przez osobę upoważnioną przez wnioskodawcę w Kuratorium Oświaty w Olsztynie, al. Marszałka Józefa Piłsudskiego 7 przez 9, pokój 374 (piętro 3 „a”).

Załączniki:
Wniosek – załącznik nr 1
Upoważnienie – załącznik nr 2
klauzula informacyjna – załącznik nr 3